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Informations juridiques et réglementaires

1. INTRODUCTION

Herbert Smith Freehills LLP ("HSF" ; situé à Londres, Exchange House, Primrose St, EC2A 2EG) est un cabinet d'avocats international. HSF accorde une grande importance à la confidentialité des données que vous nous confiez et à celles concernant les visiteurs de notre site internet ou de tout autre site sous notre contrôle (collectivement désignés nos "Sites Web"). HSF est considéré comme responsable du traitement pour toute donnée à caractère personnel qui nous est fournie lorsque vous utilisez nos services, tel que précisé au point 2 ci-dessous.

La présente politique de confidentialité (la "Politique de confidentialité") a pour objet de vous expliquer comment nous pouvons être amenés à collecter et à utiliser les données vous concernant, ainsi que les droits dont vous disposez relativement à ces données. En utilisant nos services en ligne ou en nous fournissant vos données, vous reconnaissez avoir pris connaissance du contenu de la présente Politique de confidentialité. Si vous ne souhaitez pas que vos données soient utilisées de la manière décrite dans la présente Politique de confidentialité, vous devez vous abstenir de nous les fournir.

Vous trouverez nos coordonnées au point 13 ci-dessous.

 

2. CHAMP D'APPLICATION

La présente Politique de confidentialité s'applique lorsque nous recevons toute donnée à caractère personnel vous concernant, qu'elle soit fournie directement par vous-même ou par un de nos clients ou des tiers, notamment dans les situations suivantes :

  • vous nous demandez un renseignement ou vous nous fournissez un renseignement ;
  • vous faites appel (ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez fait appel) à nos services, juridiques ou autres ;
  • vous êtes (ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez est) un co-contractant ou le prestataire d'un co-contractant d'un ou de plusieurs de nos clients ;
  • du fait de votre lien avec un ou plusieurs de nos clients, notamment lorsque vous êtes (ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez est) une autorité de contrôle, une administration, une juridiction, un tribunal, ou tout autre autorité judiciaire ;
  • vous postulez à un emploi ou à un stage chez HSF, ou vous assistez à l'une de nos journées portes ouvertes ou à une action de recrutement ;
  • vous remplissez un formulaire de candidature sur l'un de nos Sites Web ;
  • vous assistez à un séminaire ou à un autre évènement organisé par nos soins ;
  • nous effectuons une recherche sur une base de données  publiques à votre sujet en lien avec nos procédures d'enregistrement de nouveaux clients ou de développement de la clientèle ;
  • vous visitez nos Sites Web et nos services en ligne (y compris les applications mobiles) ;
  • vous êtes un ancien collaborateur ou employé du cabinet ; et
  • vous êtes inscrit sur les listes de distribution de nos publications et autres communications (voir le point 11 ci-dessous pour plus de renseignements).

 

3. COLLECTE DES DONNÉES

Dispositions générales

Nous pouvons collecter vos données à caractère personnel directement auprès de vous ou de nos clients, de leurs co-contractants et de leurs représentants habilités.

Vos données à caractère personnel peuvent également nous être communiquées par des tiers, tels que votre employeur, d'autres organismes avec lesquels vous êtes en relation, des autorités de contrôle, des agences administratives, des credit reporting agencies (agences d'évaluation du crédit des particuliers), des agences de recrutement, des fournisseurs de renseignements ou des prestataires de service, des fichiers ou ressources accessibles au public et les tiers décrits au point 5 ci-dessous.  

Nous sommes susceptibles de collecter plusieurs catégories de vos données à caractère personnel, actuelles ou historiques, et notamment votre nom (y compris votre titre), vos coordonnées (adresse postale, adresse électronique, numéro(s) de téléphone), votre nationalité, état civil, sexe, employeur, intérêts commerciaux, situation professionnelle, postes occupés, catégories particulières de données à caractère personnel (en adéquation avec la législation applicable), informations financières (tel que votre numéro de compte bancaire et vos informations de paiement) et les détails relatifs à toute plainte ou demande d'information. Nous sommes également susceptibles de collecter des données à caractère personnel concernant vos rapports avec nous et nos clients, y compris tout contact que nous pourrions établir avec vous en personne, par téléphone, par courriel, ou en ligne.

Services en ligne

Lorsque vous utilisez nos services en ligne, nous pouvons être amenés à collecter :

  • les données que vous nous fournissez en remplissant un formulaire d'abonnement, d'inscription, ou de candidature (y compris lorsque vous communiquez des documents ou faîtes une demande de services additionnels) ;
  • les données que vous nous avez fournies lorsque vous nous contactez, par exemple, pour signaler un problème avec nos services en ligne ou soulever une question ou partager un commentaire ; ou
  • certains détails concernant votre passage sur nos Sites Web : données de navigation, journaux de connexion (y compris l'adresse IP et la localisation de l'appareil utilisé pour vous connecter aux services en ligne et tout autre identifiant relatif à l'appareil utilisé pour vous connecter et la nature de la visite), ainsi que les ressources consultées.

Carrières et Recrutement

En postulant à un emploi ou un stage, vous devriez être amené à nous fournir des renseignements sur vos études et vos emplois. La soumission de votre candidature implique votre consentement explicite à l'utilisation de ces données nécessaires pour évaluer votre candidature et nous permettre d'effectuer à la fois des analyses de recrutement et toute activité de suivi qui pourrait nous être demandée en vertu de la législation applicable aux employeurs. Nous pouvons également procéder à des vérifications préalables à l'embauche (notamment concernant vos références et de votre parcours, mandat social (le cas échéant), identité, autorisation de travailler, aptitude professionnelle et casier judiciaire) et envisager votre embauche pour des postes autres que celui demandé. Nous pourrions être amenés à divulguer des données à caractère personnel vous concernant (y compris celles en lien avec la diversité et l'égalité des chances) aux établissements d'enseignement, cabinets de recrutement, prestataires de vérifications préalables, prestataires de services de santé, associations professionnelles, autorités judiciaires, prestataires d'analyses de recrutement et d'informations sur la diversité, référents et à vos employeurs actuels et passés. Nous pouvons éventuellement recueillir des données vous concernant auprès de ces personnes ou structures.

Si vous postulez à un emploi ou à un stage par le biais de notre système de candidature en ligne, vous accéderez à une politique de confidentialité distincte expliquant l'usage qui sera fait de vos données à caractère personnel, leur durée de conservation et les personnes à qui ces données sont susceptibles d'être communiquées.

Alumni

Si vous êtes un ancien collaborateur et que vous souhaitez rejoindre notre réseau des anciens, nous collectons des données à caractère personnel telles que votre adresse électronique, votre emploi actuel et des renseignements généraux concernant votre passage chez nous. Vous pouvez consulter la page https://www.herbertsmithfreehills.com/alumni pour accéder au site web des Alumni et pour mettre à jour vos données. Vous pourrez consulter les conditions générales d'utilisation du réseau et la politique de confidentialité afférente à l'adresse suivante : https://www.herbertsmithfreehills.com/content/alumni-network-terms.

Vidéosurveillance

Nos locaux sont protégés par un système de vidéosurveillance et vous pourriez être filmés lors de vos visites. Nous utilisons la vidéosurveillance dans le but d'assurer un environnement sûr et sécurisé à nos visiteurs et nos collaborateurs. Vous trouverez de plus amples informations à cet égard dans notre Politique de confidentialité relative à la vidéosurveillance.

 

4. UTILISATION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous sommes susceptibles de traiter vos données à caractère personnel lorsque (base légale du traitement) :

  • cela est nécessaire à l'exécution d'un contrat conclu avec vous ou avec l'entreprise pour laquelle vous travaillez ; ou
  • cela est nécessaire au regard d'une obligation légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis ; ou
  • vous avez donné votre consentement (le cas échéant) à cette utilisation ou si ou l'entreprise pour laquelle vous travaillez a obtenu votre consentement (le cas échéant) ; ou
  • le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par nous (ou un tiers ), sauf si vos intérêts ou vos libertés et vos droits fondamentaux prévalent sur cet intérêt légitime ; ou
  • nous y sommes obligés ou autorisés par la loi.  

Nous pouvons être amenés à traiter vos données pour les finalités suivantes :

  • fournir et améliorer nos produits et nos services à votre intention ou à l'intention de l'entreprise pour laquelle vous travaillez (y compris le contrôle et le suivi de l'utilisation desdits produits et services) ;
  • gérer et développer notre relation avec vous et avec nos clients ;
  • analyser et suivre nos activités ;
  • faciliter nos opérations internes ;
  • satisfaire à nos obligations légales, réglementaires (notamment en matière de sanctions et de la lutte contre le blanchiment de capitaux), comptables, déclaratives, professionnelles, ou de gestion des risques ;
  • identifier des services susceptibles de vous intéresser ;
  • vous envoyer des actualités juridiques, des publications, de la communication commerciale et des informations évènementielles (consultez le point 11 pour plus de renseignements à ce sujet) ;
  • protéger, établir, exercer ou défendre nos droits ; et
  • traiter et répondre aux demandes, requêtes, et plaintes que vous nous avez soumis.

Il se peut que nous ne soyons pas en mesure de réaliser ces actions sans vos données à caractère personnel.

Nous ne conserverons vos données à caractère personnel que pour la période raisonnablement nécessaire pour les finalités pour lesquelles nous les avons initialement collectées. Les données à caractère personnel fournies pour les besoins de notre prestation de services juridiques seront conservées conformément aux politiques de conservation du cabinet, à moins que nous ayons convenu autrement avec vous par écrit. Nos services en ligne peuvent avoir des durées de conservation différentes dont vous serez avisés séparément en accédant auxdits services. Pour en savoir plus sur les politiques de conservation du cabinet ou sur une des différentes durées de rétention par le cabinet, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : privacy@hsf.com.

 

5. PARTAGE DES INFORMATIONS AU SEIN DE NOTRE RÉSEAU MONDIAL

Nous pouvons partager vos informations avec les bureaux, succursales, filiales et sociétés associés de HSF dans le monde entier (voir le point 13 ci-dessous concernant le lien entre tous nos bureaux à l'international). En cas de restructuration ou de cession de tout ou une partie de nos activités dans le futur, nous pourrions avoir besoin de transférer vos données à caractère personnel aux nouvelles entités, ou aux tiers par l'intermédiaire desquels nos activités seront exercées.

 

6. DIVULGATION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous sommes susceptibles de partager vos données avec des tiers, et notamment avec :

  • nos clients, vos conseillers professionnels et vos employeurs ou établissements ;
  • des tiers intervenant dans la prestation de services aux clients et notamment les avocats, conseils locaux et autres conseillers professionnels ;
  • nos conseillers professionnels, commissaires aux comptes, et assureurs ;
  • les prestataires de services tiers vers qui nous externalisons certaines tâches, par exemple des services d'archivage, d'audit, de vérification de références, de consultation professionnelle (y compris en matière juridique, comptable, financière et commerciale), de prestations informatique, de gestion et d'envoi de courrier, de livraison, de gestion de site internet, de réseaux sociaux, de recherche, de services bancaires et de paiement, de démarchage de client, de traitement des données, d'assurance, d'investigation judiciaire, de support en matière contentieuse, de data room, de marketing et de sécurité ;
  • les organismes tiers fournissant des solutions technologiques, notamment des fournisseurs de services cloud ou de plateformes de stockage ;
  • les tiers auxquels nous nous associons pour des actions de promotion conjointe (par exemple des parrainages d'évènements) ;
  • les tiers qui effectuent à notre demande des recherches et analyses portant sur nos produits et services ; ou
  • les autorités de contrôle, juridictions, tribunaux, administrations, autorités judiciaires et tout autre tiers.

Veuillez noter que vos données à caractère personnel peuvent être consultées par des tiers et par nos bureaux HSF depuis des pays dont les lois prévoient des niveaux de protection des données personnelles qui ne sont pas toujours équivalents aux niveaux de protection qui prévalent dans votre pays. Lorsque nous transférons vos données à l'étranger, nous prenons les mesures appropriées pour garantir que vos données seront traitées en toute sécurité et mettons en place des garanties adaptées.

Certaines de vos données à caractère personnelle peuvent être conservées et gérées par un fournisseur de services cloud dans un pays autre que le bureau HSF que vous avez mandaté. Dans ce cadre, des garanties adaptées seront également mises en place.

Si vous avez des questions concernant le transfert de vos données à caractère personnel dans des pays tiers et aux garanties mises en place par HSF, veuillez nous contacter à l'adresse privacy@hsf.com.

 

7. SÉCURITÉ

Des mesures de sécurité appropriées sont prises pour assurer la conservation de vos données à caractère personnelles sous forme physique ou électronique et pour éviter tout accès, modification ou divulgation de vos données à caractère personnel non-autorisé. Notre politique de sécurité s'appuie sur un certain nombre de normes, processus et procédures de sécurité, et nous conservons les données dans des locaux dont l'accès est contrôlé, ou dans des bases de données électroniques nécessitant des identifiants et mots de passe pour y accéder. Nous exigeons de nos fournisseurs d'hébergement de données qu'ils se conforment aux normes applicables dans le secteur de la sécurité de l'information. Tous nos associés, collaborateurs, employés et tiers prestataires de services ayant accès à des informations confidentielles sont soumis à une obligation de confidentialité.

La transmission des données via Internet ne peut pas être totalement sécurisée. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité de vos données transmises via nos services en ligne ; toute transmission dans ce cadre se faisant à vos risques et périls.

 

8. COOKIES

Nous utilisons des cookies pour fournir nos services en ligne. Veuillez consultez notre Politique en matière des cookies pour plus de détails.

 

9. SITE WEB TIERS

Nos Sites Web contiennent des liens vers des sites internet externes sous le contrôle des tiers.

Il relève de votre responsabilité, si vous êtes amené à visiter ces autres sites, de consulter leurs politiques de confidentialité. Nous excluons toute responsabilité quant à l'utilisation de vos données par ces sites tiers.

 

10. VOS DROITS

Dans certains pays, les lois pour la protection de la vie privée peuvent vous donner le droit d'accès, de rectification, ou d'effacement de vos données à caractère personnel, de limiter le traitement de vos données, ou de vous y opposer dans certains cas. Vous pouvez consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.

Vous disposez en France du droit d’organiser le sort de vos données à caractère personnel post-mortem, en nous communiquant de votre vivant vos instructions de conservation, suppression et/ou communication de vos données en cas de décès.

Si vous souhaitez obtenir une copie de vos données, exercer l'un de vos droits ou pour toute question sur le traitement de vos données par HSF, vous pouvez nous contacter par écrit selon la procédure indiquée ci-dessous. Si la législation applicable le permet, nous pourrions éventuellement vous refuser l'accès à vos données ou rendre cet accès payant. Dans de tels cas, nous indiquerons les motifs de notre décision conformément à la loi applicable.

Dans le cas particulier où vous avez donné votre consentement à la collecte, le traitement, et la transmission de vos données à caractère personnel pour une finalité précise, vous avez à tout moment le droit de rétracter votre consentement à ce traitement spécifique.

Les informations vous concernant en notre possession doivent être exactes et à jour. Veuillez nous notifier par écrit aux coordonnées indiquées au point 13 ci-dessous de toute modification de vos données.

 

11. REFUS DE COMMUNICATIONS MARKETING

Si vous recevez des communications promotionnelles en lien avec nos services, que ce soit par courrier ou par courriel, vous pouvez rétracter votre consentement à les recevoir à tout moment en vous utilisant l'option "se désabonner" qui se trouve dans le courriel ou document en question. Vous pouvez également nous informer de vos préférences à ce titre par courriel à l'adresse privacy@hsf.com.

 

12. RÉVISION ET MISE À JOUR DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous nous réservons le droit de réviser la présente Politique de confidentialité, en entier ou en partie, à tout moment, pour y incorporer toute modification des dispositions applicables ou des usages en matière technologique. Il est de votre responsabilité de relire la Politique de confidentialité à chaque modification.

 

13. CONTACT ET INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Pour en savoir plus sur les entités de HSF, veuillez consulter le site à l'adresse www.herbertsmithfreehills.com/where-we-work.

Pour toute question au sujet de cette Politique de confidentialité, ou pour nous faire parvenir une plainte écrite au sujet de notre façon de gérer vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter à l'adresse suivante :

Herbert Smith Freehills LLP
Exchange House
Primrose Street
Londres
EC2A 2EG
À l'attention de : Clare Wilson
Téléphone : +44 20 7374 8000
Email : privacy@hsf.com

Vous pouvez aussi contacter votre bureau HSF local.

Il est possible que vous ayez le droit de saisir l'autorité de contrôle compétente du lieu dont vous dépendez juridiquement.

Si vous déposez une plainte relative à la protection de votre vie privée, nous vous répondrons pour vous informer de la façon dont votre plainte sera traitée. Il se peut que nous vous demandions plus de détails, que nous consultions d'autres parties et que nous conservions des dossiers concernant votre plainte.

Dernière mise à jour: octobre 2019

Herbert Smith Freehills ("HSF") is an international legal practice. We are committed to safeguarding the privacy of information provided to us and information about visitors to our HSF website and any other associated websites under our control (together our "Websites"). HSF is the data controller of any personal information provided to us when you use our services as set out in section 2 below.

This Privacy Policy explains how we may collect and use information that we obtain about you, and your rights in relation to that information. Your use of our online services or your provision of information to us constitutes your acknowledgment of the terms of this Privacy Policy. Please do not send us any of your information if you do not want it to be used in the ways described in this Privacy Policy.

Our contact details are set out at section 14 below.

This Privacy Policy applies when we receive any personal information from you, our clients or other third-parties, including in the following circumstances:

  • when you request information from us or provide information to us;
  • when you or the organisation you work for engages our legal and other services;
  • when you or the organisation you work for are a counterparty, or provide services to a counterparty, of one or more of our clients;
  • as a result of your relationship with one or more of our clients, including when you or the organisation you work for is a regulator, government agency, court, tribunal or other law enforcement agency;
  • if you are in any way connected to, or involved in, a legal or other matter in which we have been instructed to act, including if you are an expert witness or counsel for a counterparty;
  • when you apply for a role or work placement opportunity, open day or recruitment event with us;
  • when you complete application forms on our Websites;
  • when you attend our seminars or other hosted events;
  • when we conduct open source searches on you in connection with our business acceptance or business development processes;
  • when you visit our Websites and online services (including our mobile apps);
  • if you are an alumni of the firm; and
  • when you are entered onto our mailing lists to receive publications and other marketing emails (please see section 11 for more information).

General

We will collect personal information directly from you, from our clients or their counterparties and authorised representatives.

We may also collect personal information from third parties such as regulatory authorities, your employer, arbitral institutions, other organisations with whom you have dealings, government agencies, credit reporting agencies, recruitment agencies, information or service providers, publicly available records and the third parties described in section 6: ‘Disclosure of your information’ below.

We may collect personal information automatically using business intelligence and tracking technologies. This information is used for marketing purposes, including analysing engagement to understand the strength of various business relationships and to update contact details on our Customer Relationship Management system. The types of data collected may include email interactions, such as opens and clicks, and other relevant metrics. We rely on our legitimate interest to do this. 

We may collect current and historical personal information including your name (including name prefix or title), contact details (such as your postal address, email address and phone number(s)), nationality, identification, gender, organisation, business interests, employment, positions held, specific roles you have played in matters involving our client (e.g. as arbitrator or as an expert), special categories of data (such as race and ethnicity, trade union membership, information about health or information, political opinions or religious beliefs), dietary requirements, billing and financial information (such as billing address, bank account and payment information) and enquiry/complaint details. We may also collect personal information about your other dealings with us and our clients, including any contact we have with you in person, by telephone, email or online.

Online Services

When you use our online services, we may collect the following:

  • information you provide by completing subscription, registration and application forms (including when you submit material or request further services);
  • information you provide to us if you contact us, for example to report a problem with our online services or raise a query or comment; and
  • details of visits made to our online services such as the volume of traffic received, logs (including, the internet protocol (IP) address and location of the device connecting to the online services and other identifiers about the device and the nature of the visit) and the resources accessed.

Careers and Recruitment

If you apply for a job or work placement you may need to provide information about your education, employment, racial background and state of health. Your application will constitute your express consent to our use of this information to assess your application and to allow us to carry out both recruitment analytics and any monitoring activities which may be required of us under applicable law as an employer. We may also carry out screening checks (including reference, background, directorship, financial probity, identity, eligibility to work, vocational suitability and criminal record checks) and consider you for other positions. We may disclose your personal information (including diversity and equal opportunities data) to academic institutions, recruiters, screening check providers, health service providers, professional and trade associations, law enforcement agencies, recruitment analytics and diversity research providers, referees and your current and previous employers. We may also collect your personal information from these parties in some circumstances. Without your personal information we may not be able to progress considering you for positions with us.

If you apply for a job or work placement using our on-line application system, you will access a separate privacy policy which explains how your information will be used, how long we will retain it and to whom it may be disclosed.

Pre-employment screening

As part of Herbert Smith Freehills' pre-employment screening, a third party will conduct social media checks on the firm's behalf. These checks involve searches of publicly accessible social media profiles.

Alumni

If you are a former employee and wish to join our alumni network we will collect personal information such as your email address, information about your current employment and basic details of your time with us. Visit https://www.herbertsmithfreehills.com/alumni to access the Alumni website and to update your personal information if applicable. To view our Alumni Network Terms and Privacy Policy, visit https://www.herbertsmithfreehills.com/content/alumni-network-terms.

CCTV

Our offices are protected by CCTV and you may be recorded when you visit. We use CCTV to help provide a safe and secure environment for our visitors. Further information can be found in our CCTV Privacy Policy

We may use your personal information if:

  • it is necessary for the performance of a contract with you or the organisation you work for; or
  • necessary in connection with a legal or regulatory obligation; or
  • you have provided your consent (where necessary) to such use or the organisation that you work for has obtained your consent (where necessary); or
  • we (or a third-party) have a legitimate interest which is not overridden by your interests or your rights and freedoms; or
  • we are otherwise required or authorised by law.

We may use your information to:

  • provide and improve our services and products to you or the organisation you work for (including auditing and monitoring use of those services and products and in client reviews or feedback);
  • maintain and develop our relationship with you and our clients;
  • monitor and analyse our business;
  • facilitate our internal business operations;
  • fulfil our legal, regulatory (including in relation to anti-money laundering or sanction requirements), accounting, reporting, risk management or professional obligations;
  • follow industry guidelines and best practice (including when following International Bar Association Guidelines or the ERA Pledge); 
  • support our submissions for rankings and awards from legal directories; 
  • identify services you may be interested in;
  • send you legal updates, publications, marketing and details of events (please see section 11 for more information);
  • accommodate you at marketing events;
  • protect, establish, exercise or defend legal rights; and
  • process and respond to requests, enquiries or complaints received from you.

We may not be able to do these things without your personal information.

We will only retain your personal information for as long as is reasonably necessary in the circumstances. Personal information provided in connection with the provision of our legal services will be retained in accordance with the firm's retention policies unless we agree otherwise with you, in writing. Our online services may have different retention periods which you will be notified of separately when you access those services. If you wish to know more about the firm’s retention policies or any of the firm’s different retention periods, please contact [email protected].

We may share your information with HSF offices, branches, subsidiaries and associated firms around the world (please see section 13 below for a link to the geographical locations of our offices). HSF has in place an intra-group transfer agreement to safeguard these personal data transfers. If, in the future, we re-organise, merge or transfer all or part of our business, we may need to transfer your information to new entities or third parties to facilitate the business transaction and ensure continuity of services.

We may share your information with third parties including:

  • our clients, your professional advisers and your employers or place of business;
  • third parties involved in the provisions of services to clients including barristers, local counsel and other professional advisers;
  • our professional advisers, auditors and insurers;
  • third party service providers to whom we outsource services, for example archival, auditing, reference checking, professional advisory (including legal, accounting, financial and business consulting), IT support, mailing house, delivery, website, social media, research, banking, payment, client contact, data processing, insurance, forensic, litigation support, data room, marketing and security services;
  • legal directories and survey organisations;
  • third party technology organisations, including cloud service providers, such as data storage platforms;
  • third parties with whom we have co-promotional arrangements (such as jointly sponsored events) or third parties assisting us with events;
  • new entities or third parties we may be merging with or acquiring;
  • third parties who carry out research and analyses of our services and products on our behalf; or
  • regulatory authorities, courts, tribunals, government agencies, law enforcement agencies and other third parties.

Please be aware that your personal information may be accessed by third parties and by our HSF offices from countries whose laws provide various levels of protection for personal data which are not always equivalent to the level of protection that may be provided in your own country. Where we transfer your information internationally we will take reasonable steps to ensure that your information is treated securely and the means of transfer provides adequate safeguards.

Some of your personal information may be stored with, and managed by a cloud service provider located in a different country to the HSF office you are instructing.

If you have any questions in relation to the transfer of your personal information, please contact us at [email protected].

We take reasonable steps to hold information securely in electronic or physical form and to prevent unauthorised access, modification or disclosure. Our information security policy is supported by a number of security standards, processes and procedures and we store information in access-controlled premises or in electronic databases requiring logins and passwords. We require our third-party data storage providers to comply with appropriate information security industry standards. All partners and staff and third-party providers with access to confidential information are subject to confidentiality obligations.

The transmission of information via the internet is not completely secure. We cannot guarantee the security of your data transmitted to our online services; any transmission is at your own risk.

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The privacy laws of some jurisdictions may give you the right to access, amend or erase your personal information or, in some circumstances, to restrict or object to the processing of your personal information.

If you would like to request a copy of your data, or would like to take steps to exercise any of your rights please contact us in writing as set out below. We may refuse to provide access and may charge a fee for access if the relevant legislation allows us to do so, in which case we will provide reasons for our decision as required by law.

In the limited circumstances where you have provided your consent to the collection, processing and transfer of your personal information for a specific purpose, you have the rights to withdraw your consent for that specific processing at any time.

Information we hold about you should be up-to-date and accurate. Please advise us in writing of any changes to your information using the contact details set out in section 14 below.

If you receive marketing materials relating to our services by email or post, you may withdraw your consent for us to send these to you at any time, by using the “unsubscribe” option included in the email or other material. Alternatively, you can let us know your preferences by sending an email to [email protected].

We review this Privacy Policy regularly and reserve the right to revise it or any part of it from time to time to reflect changes in the law or technology practices. It is your responsibility to review the amended Privacy Policy.

We may use artificial intelligence (AI) technologies to enhance our services and improve your experience with us. AI may be used to analyse data, automate processes, assist with document review, and analyse contracts. When processing your personal data, we ensure that all AI applications comply with relevant data protection laws and regulations.

To find out more about HSF entities, please visit www.herbertsmithfreehills.com/where-we-work.

If you have any questions about this Privacy Policy, or want to submit a written complaint to us about how we handle your personal information, please contact us at:

Herbert Smith Freehills LLP
Exchange House
Primrose Street
London
EC2A 2EG

Attention: Clare Wilson

Telephone: +44 20 7374 8000

Email: [email protected]

Or call your local HSF office.

You may also have the right to submit a complaint to the relevant supervisory authority in your jurisdiction.

If you make a privacy complaint, we will respond to let you know how your complaint will be handled. We may ask you for further details, consult with other parties and keep records regarding your complaint.

Last updated: February 2025.