Obligaciones laborales en materia de ESG en España, ¿están las empresas al día?

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Comienza un nuevo año con especial relevancia para la “S” (Social) del ESG en España. Así, se prevé que se incrementen las obligaciones de las empresas siendo las principales cuestiones, en boca de todos, en materia de registro de jornada, reducción de la jornada laboral y desconexión digital. Ante este maremoto de cambios previstos nos preguntamos: ¿están las empresas al día en sus obligaciones de ESG?. 

Para ello, hemos elaborado un cuadro informativo en el que se compendian las obligaciones laborales, su contenido mínimo y las posibles sanciones derivadas de su incumplimiento:

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1. Protocolo contra el acoso sexual o por razón de sexo
2. Política de desconexión digital
3. Política de protección al informante
4. Registro retributivo
5. Registro horario
6. Acuerdos de teletrabajo
7. Plan de igualdad
8. Plan LGTBI
9. Cuota empleados con discapacidad

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Obligaciones para todas las empresas

1. Protocolo contra el acoso sexual o por razón de sexo

Legislación aplicable: Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres

Características principales:

• Contar con un protocolo o procedimiento específico contra el acoso sexual y por razón de sexo, así como tener establecido un canal o medio por el que dar cauce a las denuncias o reclamaciones en la materia.
• El depósito de las medidas o protocolos adoptados para prevenir el acoso sexual y el acoso por razón de sexo en el trabajo es voluntario, -a diferencia de lo que ocurre con el plan de igualdad.
• Estos protocolos o medidas de prevención del acoso sexual y por razón de sexo han de formar parte del contenido mínimo obligatorio del diagnóstico del plan de igualdad.

Órgano instructor:

En situaciones de posible acoso sexual o por razón de sexo, la persona trabajadora afectada puede:

• ponerlo en conocimiento de la empresa a través del correspondiente canal de denuncias previsto en el protocolo de acoso;
• denunciar ante la ITSS;
• presentar demanda ante la jurisdicción social (y penal, para los casos de delito).

Consecuencias por incumplimiento: Infracción grave, sancionable con multa de €751 a €7.500, si bien se entiende cumplida si la empresa cuenta con un protocolo general frente al acoso y violencia que prevea medidas para las personas LGTBI o bien se amplía específicamente para incluirlas.

2. Política de desconexión digital 

Legislación aplicable: Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Características principales:

• El empleador, previa audiencia de los representantes de los trabajadores, elaborará una política interna dirigida a trabajadores, incluidos los que ocupen puestos directivos, en la que definirán las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática.
• En particular, se preservará el derecho a la desconexión digital en los supuestos de realización total o parcial del trabajo a distancia, así como en el domicilio del empleado vinculado al uso con fines laborales de herramientas tecnológicas.

Consecuencias por incumplimiento: Multas de hasta €7.500 por imponer condiciones laborales inferiores a las establecidas legalmente o por convenio colectivo.

3. Política de protección al informante

Legislación aplicable: Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

Características principales:

• Las empresas de más de 50 empleados o de sectores especiales, han de disponer de un sistema interno de información a través del cual los trabajadores puedan informar, incluso de manera anónima, sobre acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción del derecho de la UE o de infracciones penales o administrativas graves o muy graves del ordenamiento español.
• En todo caso, se entienden comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que implique quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social, sin perjuicio de la protección establecida en su normativa específica.

Órgano instructor:

• Responsable del sistema interno de información.
• Autoridad Independiente de Protección del Informante.

Consecuencias por incumplimiento: El artículo 63 de la Ley 2/2023 describe las infracciones graves, muy graves y leves.

4. Registro retributivo

Legislación aplicable: Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres y Estatuto de los Trabajadores.

Características principales:

• Todas las empresas deben tener un registro retributivo de su plantilla, incluidos personal directivo y altos cargos, que ha de incluir los valores medios -media aritmética y mediana- de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales del personal, desglosados por sexo, y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor.
• Las empresas que realicen auditorías retributivas deben incluir las medias y medianas de los trabajos de igual valor según la valoración de puestos. Si la diferencia salarial entre sexos supera el 25%, el empresario debe justificar que no se debe al género, sin que esto excluya posibles indicios de discriminación en sede judicial.
• Los trabajadores pueden acceder al registro retributivo de su empresa. Si no hay representación legal, solo verán las diferencias porcentuales por sexo, según la retribución y clasificación. Si hay representación legal, esta accede al registro completo con datos promediados, bajo deber de confidencialidad. Según reciente jurisprudencia del Tribunal Supremo, no cabe exigir datos individualizados en el registro salarial si su divulgación permite identificar a la persona trabajadora.

Consecuencias por incumplimiento: Las decisiones de la empresa que impliquen discriminación, directa o indirecta, favorables o adversas, en materia salarial por razón de sexo suponen infracción muy grave sancionable de €7.501 a €225.018.

5. Registro horario

Legislación aplicable: Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo y Estatuto de los Trabajadores.

Características principales:

• Las empresas deben garantizar el registro diario de jornada que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador.
• La empresa tiene el deber de conservar los registros durante cuatro años que han de permanecer a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS).
• Según la normativa actual, los registros en papel no cumplen con los estándares de seguridad e inmutabilidad exigidos.
• Recae sobre el trabajador la carga de la prueba cuando se reclaman horas extraordinarias para los períodos anteriores al 13/5/2019. Al contrario, para los períodos posteriores a dicha fecha, la carga de la prueba se invierte recayendo esta sobre el empresario, quien tiene la obligación de llevar un registro de jornada por cada trabajador, con independencia de la existencia o no de horas extras.

Órgano instructor: Comité de empresa.

Consecuencias por incumplimiento: Multas desde €751 hasta €187.515.

6. Acuerdos de teletrabajo

Legislación aplicable: Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia.

Características principales: Trabajo a distancia que se preste, en un periodo de referencia de 3 meses, un mínimo del 30% de la jornada, o el porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato de trabajo, si bien los convenios o acuerdos colectivos pueden regular un porcentaje o periodo de referencia inferior.

Consecuencias por incumplimiento: Infracción administrativa grave en materia de relaciones laborales, sancionable con multa de €751 a €7.500.

Para empresas con más de 50/51 empleados

7. Plan de igualdad

Legislación aplicable: Real Decreto 901/2020, de 13 de octubre, por el que se regulan los planes de igualdad y su registro y se modifica el Real Decreto 713/2010, de 28 de mayo, sobre registro y depósito de convenios y acuerdos colectivos de trabajo.

Características principales:

• Las empresas están obligadas a negociar con los representantes de los trabajadores, medidas para promover la igualdad efectiva entre mujeres y hombres, y eliminar las discriminaciones que pudieran existir en su organización.
• Estas medidas han de estar contenidas en un plan de igualdad, tras la realización del oportuno diagnóstico de situación.
• También serán obligatorios los planes de igualdad: (i) si se ha pactado su implantación en el convenio colectivo aplicable o (i) si la autoridad laboral hubiera acordado en un procedimiento sancionador, la sustitución de las sanciones accesorias por la implantación de un plan de igualdad.
• Deben incluir en el mismo una auditoría retributiva a fin de obtener la información necesaria para comprobar si su sistema retributivo aplica el principio de igualdad entre mujeres y hombres, definir las necesidades para evitar obstáculos que la garanticen y asegurar su transparencia y seguimiento. Con carácter previo a su elaboración, la empresa debe tener elaborado un registro retributivo y una valoración de los puestos de trabajo para identificar las posibles brechas de género existentes en la empresa. 

Órgano instructor: Comisión negociadora, que tiene competencias tanto previas a la negociación del plan como posterior.

Consecuencias por incumplimiento:

• Infracción grave sancionada con multa de €751 a €7.500. En el caso de que la obligación de elaborar y aplicar un plan de igualdad nazca de la sustitución de sanciones accesorias determinado por la autoridad laboral, su incumplimiento supone una infracción muy grave sancionada con multa de €7.501 a €225.018.
• Prohibición de contratar con el sector público.
• No poder disfrutar de bonificaciones de seguridad social. 

8. Plan LGTBI

Legislación aplicable: Ley Orgánica 4/2023, de 27 de abril, para la modificación de la Ley Orgánica 10/1995, de 23 de noviembre, del Código Penal, en los delitos contra la libertad sexual, la Ley de Enjuiciamiento Criminal y la Ley Orgánica 5/2000, de 12 de enero, reguladora de la responsabilidad penal de los menores y Real Decreto 901/2020, de 13 de octubre, por el que se regulan los planes de igualdad y su registro y se modifica el Real Decreto 713/2010, de 28 de mayo, sobre registro y depósito de convenios y acuerdos colectivos de trabajo.

Características principales:

• Las empresas deberán contar con un conjunto planificado de medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI.
• Las medidas deben pactarse a través de la negociación colectiva.
• Las empresas con convenio colectivo o con Representación Legal de los Trabajadores (RLT), tienen un plazo máximo de 3 meses desde que entró en vigor el RD 1026/2024 (10 de enero del 2025) para empezar a negociar las medidas del Plan LGTBI mediante la constitución de la comisión negociadora.
• Empresas sin convenio ni representantes legales y que estén obligadas a negociar un protocolo LGTBI. Disponen de un máximo de 6 meses para la constitución de la comisión negociadora desde la entrada en vigor del RD 1026/2024 (10 de enero del 2025).

Órgano instructor: Comisión encargada del proceso de investigación.

Consecuencias por incumplimiento: Remisión al art. 79 y siguientes de la Ley 4/2023.

9. Cuota empleados con discapacidad

Legislación aplicable: Real Decreto Legislativo 1/2013, de 29 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social.

Características principales:

• Las empresas que empleen a un número de trabajadores de 50 o más, están obligadas a que de entre ellos, al menos, el 2% sean trabajadores con discapacidad.
• Las empresas, en todo caso, podrán adoptar medidas alternativas.

Consecuencias por incumplimiento:

• Infracción grave sancionable desde €751 a € 7.500.
• Prohibición de contratar con la Administración.
• El incumplimiento de las medidas de acción positiva derivadas de obligaciones normativas, como son las relativas a la cuota de discapacidad, es una discriminación directa.

Mientras que la tendencia en la Unión Europea y en nuestro país sigue siendo reforzar las medidas ESG y, en lo que toca a la parte social/laboral, con especial acento en las llamadas medidas DEI (Diversidad, Equidad e Inclusión), el cambio radical de postura en EE.UU. con relación a las mismas ha levantado revuelo tanto a nivel nacional como internacional.

En España, la decisión del presidente Donald Trump de que los proveedores de las embajadas certifiquen que no implementen medidas DEI, ha ocasionado el primer choque frontal entre las obligaciones establecidas en España en particular (Plan de Igualdad y Plan LGTBI), en línea con las tendencias europeas en materia de DEI, y la nueva postura de EE.UU. ¿Supondrá esto un cambio de rumbo?

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